Wie treffe ich die Go/No-Go-Entscheidung?

Praxisrat, kein Gesetz

Das Gesetz verlangt von Bietern keine Go/No-Go-Entscheidung. Sie ist ein internes Verfahren, mit dem Sie entscheiden, ob Sie Zeit in ein Angebot investieren. Die folgende Methode ist ein Vorschlag, den Sie an Ihr Unternehmen anpassen sollten. Die Zahlen darin sind Beispielwerte, keine Erfahrungswerte aus Studien.

Die Entscheidung fällt nach dem Lesen der Vergabeunterlagen, weil dort erst steht, was die Vergabestelle wirklich verlangt (siehe Was steht in den Vergabeunterlagen). Der Schnelltest davor ist in Lohnt sich diese Ausschreibung beschrieben.

Schritt 1: Muss-Kriterien

Muss-Kriterien sind Bedingungen, bei denen ein Nein die Teilnahme beendet. Das sind die Eignungsanforderungen (Erlaubnisse, Umsatz, Referenzen, Zertifikate), die Frist und alle Vertragsbedingungen, die Sie nicht tragen können. Die Eignungsanforderungen müssen mit dem Gegenstand des Auftrags zusammenhängen und verhältnismäßig sein.¹ Rechtsstand: gesichert§ 122 Abs. 4 GWB Ein Muss-Kriterium zu verfehlen heißt in der Regel Ausschluss. Kann die Anforderung gelockert oder durch einen Partner erfüllt werden, prüfen Sie Bietergemeinschaft und Nachunternehmer oder stellen Sie eine Bieterfrage.

Schritt 2: Chancen bewerten

Bewerten Sie die übrigen Kriterien mit Punkten, zum Beispiel von 0 (nicht gegeben) bis 2 (stark). Gewichten Sie dabei so, wie die Vergabestelle die Zuschlagskriterien gewichtet. Diese Gewichtung muss sie bekanntgeben.² Rechtsstand: gesichert§ 58 Abs. 3 VgV

Der Wettbewerb lässt sich nur schätzen. Bewerten Sie, was Sie wissen, und lassen Sie Unbekanntes eher niedriger bewertet.

Schritt 3: Kapazität

Fragen Sie, wer das Angebot schreibt und wer den Auftrag ausführt. Ein gutes Angebot kostet Stunden von Fachleuten, die in dieser Zeit nichts anderes tun. Prüfen Sie:

• Wer schreibt, wer prüft, wer unterschreibt, und wie viele Stunden sind das bis zur Frist?
• Können wir den Auftrag mit dem vorhandenen Personal und Material ausführen, auch wenn wir andere Aufträge haben?
• Was passiert, wenn wir mehrere Angebote gleichzeitig abgeben müssen?

Schritt 4: Marge und Aufwand

Rechnen Sie einfach: Erwarteter Nutzen = Zuschlagschance × Deckungsbeitrag − Angebotskosten. Die Chance schätzen Sie selbst, die Angebotskosten sind Ihre Stunden mal Kostensatz plus mögliche Fremdkosten. Ist das Ergebnis klar negativ, ist es ein No-Go. Berücksichtigen Sie auch Vertragsstrafen, Haftung und Zahlungsziele, denn sie senken die Marge.

Die Faustregel

Halten Sie die Entscheidung mit Datum, Punkten und Begründung fest, auch bei einem No-Go. Nach einer Absage können Sie dann prüfen, ob Ihre Einschätzung stimmte (siehe Absage erhalten).

Quellen und Hinweise

1. § 122 Abs. 4 GWB, gesetze-im-internet.de.

2. § 58 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.