Wie erstelle ich ein Angebot Schritt für Schritt?

Die Schritte

Die Reihenfolge ist Praxisrat. Die Ausschlussgründe weiter unten stehen im Gesetz.

1. Bewertungsmatrix lesen. Die Vergabestelle muss in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angeben, wie sie die Zuschlagskriterien gewichtet.¹ Rechtsstand: gesichert§ 58 Abs. 3 VgV Diese Gewichtung, in der Praxis oft als Bewertungs- oder Wertungsmatrix bezeichnet, bestimmt, wofür Sie Punkte erhalten. Notieren Sie je Kriterium, was die Vergabestelle sehen will und wie viel es zählt. Mehr dazu unter Zuschlagskriterien verstehen.
2. Gliederung aus der Matrix ableiten. Bauen Sie die Antwort so auf, dass jedes Kriterium einen eigenen, benannten Abschnitt hat, in der Reihenfolge und mit den Begriffen der Matrix. Dann findet die Wertungskommission jede Punktstelle ohne Suchen.
3. Aufgaben und Rückwärtsplan. Verteilen Sie Abschnitte auf Personen und planen Sie rückwärts von der Angebotsfrist. Legen Sie die Zweitlesung und einen Puffer für die Abgabe am Anfang fest, nicht am Ende.
4. Jedes Formblatt ausfüllen. Gehen Sie das Verzeichnis der einzureichenden Unterlagen im Anschreiben Zeile für Zeile durch. Füllen Sie jedes Formblatt aus, auch wenn die Antwort „entfällt“ lautet, und erledigen Sie geforderte Unterschriften oder Signaturen. Das Angebot muss vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten.² Rechtsstand: gesichert§ 53 Abs. 7 VgV
5. Preisblatt: Regeln einhalten. Tragen Sie in jede geforderte Position einen Preis ein. Ändern Sie weder Text noch Aufbau, rechnen Sie Summen nach und halten Sie Rundungs- und Einheitenvorgaben ein. Die Vergabestelle prüft Angebote auch rechnerisch.³ Rechtsstand: gesichert§ 56 Abs. 1 VgV
6. Konsistenzprüfung. Stimmen Preise, Mengen, Termine und Personalangaben in allen Teilen überein? Widersprechen sich Konzept und Preisblatt, etwa bei Personal oder Laufzeit? Passen Referenzen und Eigenerklärungen zu den Eignungsanforderungen (siehe Eignungsnachweise)? Gleichen Sie das Angebot mit allen Antworten auf Bieterfragen und Änderungen ab.
7. Zweitlesung durch eine andere Person. Wer das Angebot nicht geschrieben hat, liest es gegen die Unterlagen: Verzeichnis, Formblätter, Matrix, Fristen. Lassen Sie diese Person auch den Abgabeweg einmal durchspielen.

Was ein Angebot ausschlussgefährdet macht

Die Vergabestelle schließt Angebote von der Wertung aus, wenn der Bieter die Eignungskriterien nicht erfüllt oder das Angebot den Anforderungen des § 53 VgV nicht genügt. Insbesondere sind das Angebote, die⁴ Rechtsstand: gesichert§ 57 Abs. 1 VgV

• nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, wenn Sie das zu vertreten haben (Nr. 1),
• nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten (Nr. 2),
• Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen enthalten, die nicht zweifelsfrei sind (Nr. 3),
• Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen enthalten (Nr. 4),
• die erforderlichen Preisangaben nicht enthalten, außer bei unwesentlichen Einzelpositionen, die weder Gesamtpreis noch Wertungsreihenfolge noch den Wettbewerb ändern (Nr. 5),
• nicht zugelassene Nebenangebote sind (Nr. 6).

Für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte nennt die UVgO dieselben Gründe,⁵ und für Bauleistungen enthält § 16 EU VOB/A eine eigene Liste.⁶

Fehlende Unterlagen sind nicht in jedem Fall das Ende. Die Vergabestelle kann fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern, muss es aber nicht. Sie darf sich vorbehalten, gar nicht nachzufordern, und sie darf keine leistungsbezogenen Unterlagen nachfordern, die für die Wertung nach den Zuschlagskriterien relevant sind.³ Rechtsstand: gesichert§ 56 Abs. 2 und 3 VgV Ein Konzept, das im Angebot fehlt, lässt sich also nicht nachreichen. Rechnen Sie nie mit der Nachforderung.

Quellen und Hinweise

1. § 58 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.

2. § 53 Abs. 7 VgV, gesetze-im-internet.de.

3. § 56 Abs. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.

4. § 57 Abs. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.

5. § 42 Abs. 1 UVgO, lxgesetze.de. Maßgeblich ist die Fassung, die die Vergabestelle anwendet.

6. § 16 EU VOB/A (Ausgabe 2026, BAnz AT 24.08.2026 B6), Bundesanzeiger-Abdruck bei bayika.de.